Uczenie się poprzez wykonywanie powierzonej pracy (On-the-Job Training) nie jest niczym nowym. Większość ludzi właśnie w ten sposób zdobywa wiedzę i umiejętności, a praca jest ich głównym nauczycielem. Zwykle nowy pracownik przydzielony jest do kogoś doświadczonego i uczy się poprzez obserwowanie lub od razu zaczyna pracować ucząc się metodą prób i błędów.
Mimo że wielokrotnie więcej pieniędzy wydaje się na szkolenia typu OJT niż na szkolenia poza miejscem pracy, nieomal cała literatura fachowa i badania koncentrują się wyłącznie na tych ostatnich. Konsekwencją tego jest brak zainteresowania szkoleniami typu OJT ze strony profesjonalnych trenerów i pozostawienie ich pracownikom, którym nawet najlepsza „intuicja trenerska” nie zastąpi umiejętności i wiedzy z zakresu planowania i kierowania procesem szkolenia.
Celem tego artykułu jest przybliżenie problematyki OJT fachowcom odpowiedzialnym za szkolenia w firmach i ukazanie korzyści, jakie firmy mogą uzyskać poprzez planowanie i doskonalenie metod OJT. Jest to metoda często wykorzystywana we franczyzie.
Korzyści z On-the-Job-Training
OJT kojarzy się najczęściej z nie planowanym szkoleniem, gdzie nowo zatrudniona osoba towarzyszy doświadczonemu pracownikowi i obserwując próbuje zgłębić tajemnice swojej pracy. Szkolenie tego typu rzadko jest dobrze zorganizowane, rzadko oparte na jasno sprecyzowanych kryteriach oceny wyników i prawie nigdy nie jest efektywne z punktu widzenia czasu w jakim jest realizowane. Tempo wprowadzanych zmian w organizacjach i ogromna konkurencja na rynku zmusza firmy do przejścia z tradycyjnego OJT szkolenia do bardziej zaplanowanego, koncentrującego się wokół niezbędnych umiejętności, jakie pracownik musi nabyć, aby pracować efektywniej. Szkolenia takie powinny być prowadzone przez przeszkolonych kierowników, doświadczonych pracowników lub wewnętrznych trenerów.
Korzyści, które firma może osiągnąć przez wprowadzenie profesjonalnie realizowanych szkoleń typu OJT są często niewspółmierne do poniesionych kosztów.
1. Gdy OJT jest zaplanowane, firmy mogą znacznie skrócić okresy mało lub nieproduktywne dla nowych pracowników. Czas jest zasobem strategicznym i im szybciej nowy pracownik zacznie pracować efektywnie, tym mniejsze koszty ponosi firma.
2. Planowane OJT redukuje niepokój i stres nowo przyjętego pracownika, który często nie wie co i jak ma robić. Badania wskazują (Lynch, 1991), że jest to szczególnie ważne dla kobiet, które dłużej pracują dla firm zapewniających formalne OJT szkolenia.
3. W trakcie szkolenia wychodzą braki w podstawowych umiejętnościach pracowników i łatwiej jest je wychwycić i uzupełnić. Niestety, zbyt często zdarzają się sytuacje, w których zwalnia się pracownika, który nigdy nie był przeszkolony w tym, co miał robić i który przeżywał poważne niepokoje w związku ze swoją małą efektywnością.
4. OJT wpływa na pozytywny wizerunek firmy w oczach klientów, gdyż prowadzi do lepszego wyszkolenia pracowników i tym samym wyższej jakości usług.
Bariery
Podstawową barierą we wprowadzaniu profesjonalnych szkoleń typu OJT jest niedostrzeganie różnic między tradycyjnym nie planowanym szkoleniem, wykorzystującym metody rzucania na głęboką wodę lub osmozy a treningiem planowanym, prowadzonym przez wyszkolony personel. Firmy, które nie chcą inwestować w nowy program często tłumaczą się brakiem funduszy, czasu czy ekspertów, którzy by to wdrożyli. Jest to dosyć powszechny obronny mechanizm przed wprowadzaniem zmian i przypomina anegdotę o drwalu, który godzinami rąbał drzewo tępą siekierą, bo nie miał czasu jej naostrzyć.
Aby przełamać opór przed zmianami, firmy, które chciałyby wprowadzić profesjonalny OJT powinny analizować to przedsięwzięcie w kategoriach mierzalnych kosztów i zysków, takich jak obniżenie kosztów operacyjnych, rotacji pracowników, wypadków przy pracy oraz wzrostu jakości produktu, usług czy satysfakcji z pracy.
Etapy wdrażania OJT
W.Rothwell i H.Kazanas stworzyli model zwany DAPPER, który może posłużyć jako przewodnik do wprowadzania profesjonalnego OJT w firmie. W modelu wyróżniono następujące etapy:
- Identyfikacja potrzeb, które OJT zaspokoi.(Discover)
- Analiza miejsca pracy, pracownika i stanowiska pracy dla potrzeb OJT.(Analize)
- Przygotowanie programu.(Prepare)
- Prowadzenie szkolenia.(Present)
- Ocena wyników.(Evaluate)
- Analiza stosowanych metod i alternatywnych wobec OJT rozwiązań.(Review)
Osoba odpowiedzialna za wdrożenie profesjonalnego OJT w firmie powinna zacząć od uzyskania odpowiedzi na następujące pytania:
- Jak ustalić, czy OJT jest najodpowiedniejszą metodą do rozwiązania problemu z produktywnością pracowników?
- Jak ustalić potrzeby, które ten program by zaspokajał?
- Jak przygotować, poprowadzić i oceniać OJT?
- W jaki sposób zintegrować OJT z innymi strategiami, których celem jest również wzrost efektywności?
Jasno sformułowane odpowiedzi na te pytania mogą decydować o sukcesie lub porażce wdrożenia OJT w firmie.
Czynniki wpływające na sukces OJT
1. Zaangażowanie w program ludzi zajmujących ważne funkcje w firmie.
Program ma szansę odnieść sukces, jeżeli kierownicy wysokiego szczebla uczestniczą lub pomagają w organizowaniu
OJT, stwarzają warunki do szkolenia w postaci czasu, funduszy, zaplecza oraz swą postawą odzwierciedlają wartości, wiedzę i umiejętności przekazywane w trakcie szkolenia.
2. Przygotowanie opisów stanowisk pracy.
Generalnie istnieją rozbieżności między kierownikami i pracownikami, dotyczące różnego postrzegania zakresu odpowiedzialności na danym stanowisku pracy. Ważne jest, aby opis stanowiska pracy określał jasno jego kluczowe funkcje.
3. Integracja innych szkoleń, praktyk i stażów z programem OJT.
4. Ustalenie mierzalnych kryteriów efektywnego funkcjonowania.
Jasne kryteria, według których ocenia się efektywność pracownika są czynnikiem absolutnie kluczowym w powodzeniu programu
OJT. Pracownicy nie mogą dobrze pracować, jeżeli nie wiedzą w jaki sposób, jak często i jak dobrze wykonują zadania oraz czego się od nich oczekuje.
5. Planowanie szkolenia pod kątem różnych umiejętności nie zawsze bezpośrednio związanych z aktualnym stanowiskiem.
Celem szkolenia różnorodnych umiejętności u pracownika jest stworzenie takiego zespołu, aby w sytuacji choroby, urlopu lub zmiany pracownik mógł łatwo zastąpić innego pracownika.